Facturación electrónica

La factura electrónica o e-factura está cambiando la forma en que las empresas y profesionales llevan a cabo sus trámites administrativos. Tiene las mismas funcionalidades que la factura tradicional en papel, con la diferencia que está almacenada en un archivo de ordenador que posee unos requisitos de validez y seguridad.

Principales ventajas y beneficios para las empresas y profesionales

Hay numerosas razones por las que una empresa o profesional debe implantar un sistema de facturación electrónica:

  • La comunicación de la factura entre clientes y proveedores se realiza de forma instantánea
  • Se obtiene de forma rápida y segura
  • Reduce el número de errores: no hay manipulación humana en el proceso
  • Reducción de costes: la factura tradicional ha de ser impresa en papel y distribuida
  • Se reduce la posibilidad de falsificación
  • Está asociada a beneficios sociales y cuidado del medio ambiente (se evita la utilización de papel)
  • Se mejora el archivo, custodia y la clasificación de las facturas; se elimina el almacenamiento físico, con el consiguiente ahorro en espacio y recursos.
  • La facturación electrónica en formato FACTURAE es obligatoria si queremos relacionarnos con las administraciones públicas.

Requisitos

Para que una empresa o profesional pueda acogerse al procedimiento de facturación electrónica deben de cumplirse tres requisitos:

  1. Consentimiento expreso del destinatario
  2. Estar establecidos en la Unión Europea
  3. Que las facturas electrónicas, desde su expedición hasta su entrega al destinatario y posterior archivo, cumplan los principios básicos que establece el sistema de facturación electrónica. Estos principios son:
    • Autenticidad del origen; sería la garantía de que procede realmente del emisor
    • Integridad de su contenido; garantía de que la factura no ha sido manipulada desde su emisión

Principales sistemas de facturación electrónica admitidos a efectos tributarios

Actualmente están reconocidos principalmente los sistemas basados en la firma electrónica avanzada, y los sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI), este último es poco habitual en las PYMES y profesionales.

Mediante el uso del sistema de firma electrónica sobre un archivo informático, se permite asegurar la identidad del firmante, así como que los datos no han sido manipulados. La web de la AEAT puso en marcha a través de la oficina virtual la opción de “facturación telemática” mediante la cual se podían implementar los mecanismos básicos exigibles de generación de firma electrónica y verificación de la misma. No obstante, esta iniciativa cayó en desuso en favor del estándar FACTURAE, que constituye el método de facturación requerido por el estado para relacionarse con las administraciones públicas.

Existen otros numerosos procedimientos y aplicaciones de firma de E-facturas, por su carácter de gratuidad y sencillez de uso analizaremos Clicksign.

FACTURAE

Facturae es un formato de factura electrónica bastante difundido debido a que es la que se emplea en la administración pública. Esto no impide, sin embargo, que pueda ser utilizada para cubrir las necesidades de facturación entre empresas privadas.

Es de gran importancia, ya que desde el  30/10/2010 las empresas y profesionales deben enviar todas las facturas derivadas de sus relaciones con cualquier organismo del Estado en formato FacturaE

Si nuestras necesidades de emisión de “FACTURAE” son esporádicas, podemos acudir a una página web que -de forma gratuita- nos permite su elaboración y firma electrónica; e incluso la exportación a PDF: http://www.hazteunafacturae.com

Para cargas de facturación superiores, el Ministerio de Economía y Hacienda, junto con el de Industria, Turismo y Comercio, han elaborado una completa aplicación de facturación realizada en Java, y disponible en varias plataformas (Windows, Linux, Mac ). La descarga es gratuita, y se puede conseguir en la dirección: http://www.facturae.es/es-ES/Descargas/Paginas/index.aspx

La pantalla principal de la aplicación nos desvela de que estamos ante un programa bastante completo que nos va a permitir cumplir con todas nuestras obligaciones fiscales y legales relacionadas con el tema de la facturación: libro de facturas emitidas/recibidas, identificación completa de emisores/destinatarios, IVA, retenciones IRPF, suplidos, cargos, adjuntos, datos de pago, literales legales, …

Pantalla principal facturae

Si pulsamos sobre la opción “Generar factura”, obtendremos una nueva ventana en la que además del detalle de las facturas será posible dar de alta los emisores y destinatarios de las mismas:

Una vez concluida la edición de la factura podremos guardarla provisionalmente como borrador, o bien -si hemos terminado el proceso- proceder a su firma digital. Para ello nos bastará disponer de algún certificado válido (como los emitidos por la FNMT) o del DNI-E con dispositivo lector:

Una vez terminado el proceso, volveremos a la pantalla principal donde se permite, entre otras cosas, la consulta y envío por correo electrónico de las facturas electrónicas emitidas.

La aplicación nos proporciona la posibilidad de la visualización de las facturas en formato propio del programa:

También podremos realizar la consulta de las mismas en formatos estándar (en este caso Unedocs):

FIRMA DE FACTURAS CON CLICKSIGN

ClickSign es una aplicación muy fácil de utilizar; está programada en Java y disponible para varias plataformas. Para su utilización nos basta disponer de algún certificado reconocido, o simplemente de nuestro DNI-E junto con un lector.

ClickSign se distribuye en varias versiones: gratuita, “plus” y “pro”. La versión gratuita nos basta para firmar facturas en formato pdf y comprobar la validez de las mismas; para ello nos situaremos con el puntero del ratón sobre cualquier archivo pdf, pulsaremos con el botón derecho y elegiremos la opción del menú contextual “ClickSign firmar”.

La utilidad de configuración de ClickSign nos permite elegir, entre otras cosas, el modo de firma por defecto:

  • Attached, la firma se incorporará al mismo archivo que deseamos firmar
  • Dettached, se generará un nuevo archivo con el contenido de la firma

Si utilizamos la versión free, el pdf resultante tendrá una marca promocional de la aplicación:

Esta marca promocional nos puede servir para cerciorarnos de que el documento ha sido firmado. Los archivos generados siguen siendo de tipo “pdf”, por lo que se pueden visualizar perfectamente con cualquier aplicación que soporte este formato.

En cualquier momento podremos validar las facturas electrónicas firmadas con ClickSign a través de la opción del menú contextual “ClickSign Verificar”:

Las versiones no gratuitas de esta aplicación poseen características adicionales, entre ellas:

  • Eliminación de la marca promocional
  • Posibilidad de firma por lotes de facturas
  • Añadir la firma visible al principio o al final del pdf
One comment on “Facturación electrónica
  1. Javier dice:

    Hola,

    yo uso sinadura.net para firmar facturas generadas con mi programa de facturación, basado en Keme.

    Saludos

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

A %d blogueros les gusta esto: